Bir tedarikçinin ERP sistemine erişmesi gerekiyor diye şirketin tüm masaüstünü ve verilerini açmak zorunda değilsiniz. Önemli olan, kimin hangi işi yapacağını, hangi bilgilere ulaşacağını ve erişimin ne zaman sona ereceğini baştan belirlemektir. Bu rehber, dış ekipler için uzaktan erişimi bir hesap açma işleminden düzenli bir iş sürecine dönüştürmenize yardımcı olur.
Bursa'da faaliyet gösteren bir üretim işletmesini düşünelim: dışarıdan çalışan bir ERP danışmanı bakım yapacak, bir tedarikçi sipariş durumunu kontrol edecek ve lojistik iş ortağı sevkiyat bilgilerini görüntüleyecek. Bu örnek kurgusaldır; gerçek bir müşteri hikâyesi değildir. Üç kişinin aynı sunucuya ihtiyaç duyması, aynı yetkilere sahip olması gerektiği anlamına gelmez.
Önce erişim talebini tanımlayın
“Tedarikçiye bağlantı açalım” talebi tek başına yeterli değildir. İş birimi ve BT ekibi, yapılacak işi kısa bir erişim formuna dönüştürmelidir. Formda kişinin adı, firma, kurum içindeki sorumlu, uygulama, izin verilen işlemler, başlangıç ve bitiş tarihi ile onay bilgisi bulunsun. Ortak hesap yerine kişiye özel hesap kullanılması, sorumluluğun izlenmesini kolaylaştırır.
İşin bitiş tarihini ilk günden kaydedin. Haftalık çalışma saati kuralı ile projenin sona ermesi farklı kontrollerdir: her salı erişebilen bir hesap, proje bittikten sonraki salı günü de açık kalmamalıdır. Süre dolduğunda hesabın ve ilgili yetkilerin kapatılmasından sorumlu kişiyi belirleyin.
Her dış rol için ayrı erişim profili oluşturun
Aşağıdaki tablo, kurumunuza uyarlanabilecek bir tasarım örneğidir. Saatler ve haklar ürünün varsayılan ayarlarını göstermez.
| Rol | Gerekli erişim | Örnek sınır | Kapanış koşulu |
|---|---|---|---|
| Tedarikçi temsilcisi | Sipariş durum ekranı | Yalnızca kendi firmasının kayıtları; görüntüleme | Sözleşme veya görev bitişi |
| ERP danışmanı | Onaylanan bakım uygulaması | Planlı bakım penceresi ve adlandırılmış hesap | Bakım tamamlandıktan sonra doğrulama |
| Lojistik iş ortağı | Sevkiyat ekranı | İhtiyaç duyulan sevkiyat bilgileri | İş ilişkisinin sona ermesi |
“Sadece kendi firmasının kayıtları” gibi veri sınırlarını ERP'nin kendi rol ve yetki sistemi içinde uygulayın. Bir uygulamanın simgesini göstermek veya gizlemek, uygulama içindeki kayıtların otomatik olarak ayrıldığı anlamına gelmez.
TSplus ile yalnızca gerekli uygulamayı atayın
TSplus Remote Access, yayımlanmış uygulamaları kullanıcı veya gruplara atamanıza imkân verir. AdminTool içindeki Applications bölümünde dış ekip için tanımlanan kullanıcı veya grubu seçerek ihtiyaç duyulan uygulamaları atayın. Kurulu sürüme göre ekran ve işlem adımları değişebileceğinden ilgili sürümün belgesini kullanın.
Atama sırasında _ALL_USERS seçimini özellikle kontrol edin: bu sanal kullanıcıya yapılan uygulama ataması, uygulamayı tüm kullanıcılara açar. Kısıtlı bir dış rol tasarlarken atamaları ve grup üyeliklerini birlikte inceleyin. Teknik kaynak: TSplus kullanıcı ve gruplara uygulama atama dokümanı.
Portalın sade görünmesini güvenlik testinin tamamlanması olarak değerlendirmeyin. Windows dosya izinleri, paylaşımlar, uygulama içi roller ve kullanılmasına izin verilen araçlar için ayrıca kontrol yapın. Dış kullanıcının normal işi yapabildiğini ve ilgisiz kaynaklara ulaşamadığını test hesabıyla doğrulayın.
Çalışma saatini ve proje süresini ayrı yönetin
TSplus Advanced Security içindeki Working Hours özelliği, kullanıcı veya gruplara gün ve saat aralıkları tanımlamayı sağlar. Zamanlama sunucu saatine dayanır; zaman dilimi ayarını ve sunucu saatini kontrol edin. Ürünün dokümanı, belirlenen zaman sonunda otomatik bağlantı kesme ve önceden uyarı mesajı ayarlama davranışlarını açıklar. Bakım sırasında açık işlerin etkilenmemesi için bitiş davranışını pilot ortamda deneyin.
Doğrudan kullanıcıya tanımlanmış kurallar önceliklidir; bunlar yoksa birden fazla grubun kuralları arasında daha geniş izin oluşabilir. Bu nedenle yalnızca bir grubu kontrol etmek yeterli değildir. Ayrıntılar: Working Hours ve kural öncelikleri. Özelliğin lisans ve sürüm gereksinimlerini kendi ortamınız için doğrulayın. Proje bitişinde erişimin kaldırılmasını ise ayrı bir hesap yaşam döngüsü adımı olarak yönetin.
Dosya aktarımı ve bağlantı yöntemini işin ihtiyacına göre seçin
Sipariş görüntüleyen bir kullanıcıyla bakım dosyası yükleyen danışmanın ihtiyacı farklıdır. Dosya yükleme, indirme, pano ve yazdırmayı ayrı ayrı değerlendirin; onaylanan kanalları ve veri türlerini erişim formuna yazın. Kullanıcıya hangi işlemleri yapabileceğini açık biçimde anlatın. Planlama için HTML5 dosya aktarımı ve pano rehberinden yararlanabilirsiniz.
Bağlantı adresi, kimlik doğrulama ve uç cihaz gereksinimlerini de belirleyin. Üretim erişimini açmadan önce HTTPS yapılandırmasını, hesap korumasını ve kurumun cihaz politikasını kontrol edin. Sadece erişimi kolaylaştırmak amacıyla mevcut güvenlik önlemlerini kaldırmayın.
Canlıya geçmeden önce altı kabul testi yapın
- Doğru kullanıcı: kişiye özel test hesabıyla giriş yapın; hesap ile onaylanan kişiyi eşleştirin.
- Doğru uygulama: gerekli uygulamanın açıldığını ve ilgisiz uygulamaların erişilebilir olmadığını doğrulayın.
- Doğru veri: ERP içinde başka firma veya departmana ait test kayıtlarına erişimin engellendiğini kontrol edin.
- Doğru zaman: izin verilen saatte ve zaman aralığının dışında giriş deneyin; saat sonundaki açık oturum davranışını kaydedin.
- Doğru aktarım: izin verilen dosya, pano ve yazdırma işlemlerini deneyin; kısıtlı işlemlerin gerçekten engellendiğini kontrol edin.
- Doğru kapanış: pilot hesabın yetkilerini kaldırın; yeni girişin engellendiğini ve mevcut oturumların kurum politikasına göre sonlandırıldığını doğrulayın.
Sonuçlara tarih, sunucu, sürüm ve testi yapan kişiyi ekleyin. Hataları düzeltmeden erişimi genel kullanıma açmayın. Daha kapsamlı değerlendirme için uzak erişim PoC kontrol listesini kullanabilirsiniz.
İş bitince hesabı kapatmakla yetinmeyin
Kapanış kaydında hesabın devre dışı bırakılması, uygulama ve grup atamalarının gözden geçirilmesi, açık oturumların kontrolü ve varsa geçici dosyaların kurum politikasına göre ele alınması bulunsun. Parolayı değiştirmek tek başına tüm erişim yollarının veya mevcut oturumların kapandığını kanıtlamaz. Sonucu test edin ve iş birimindeki sorumludan görevin tamamlandığını teyit edin.
Sık sorulan sorular
Tedarikçiye tam masaüstü vermek gerekir mi?
Önce yapılacak işi değerlendirin. Tek bir iş uygulaması yeterliyse erişimi bunun etrafında tasarlayın. Yönetim veya bakım ihtiyacı daha geniş hak gerektiriyorsa kapsamı ayrıca onaylayın ve işi tamamlayan hesabın haklarını yeniden değerlendirin.
Çalışma saati kuralı proje bitiş tarihinin yerini tutar mı?
Hayır. Haftalık saat aralığı tekrar eden bir erişim penceresidir. Proje veya sözleşme sona erdiğinde hesabın ve yetkilerin kapatılması ayrıca takip edilmelidir.
Bu yapı her ERP'de aynı şekilde çalışır mı?
Uygulama uyumluluğu ve veri yetkileri kullanılan ERP'ye bağlıdır. Yayına geçmeden önce yazılım sağlayıcısıyla gereksinimleri doğrulayın ve gerçek iş akışını test verileriyle deneyin.
İlk adım: tek rol ve tek uygulamayla başlayın
Önce bir dış rol seçin, erişim formunu hazırlayın ve pilot kullanıcıyla altı testi tamamlayın. Bu yaklaşım, daha fazla tedarikçi eklendiğinde tekrar kullanılabilir bir süreç oluşturur. Kendi ortamınıza uygun yapılandırmayı değerlendirmek için TSplus deneme sürümlerini inceleyin veya TSplus Türkiye ekibiyle iletişime geçin.